【担当者必見】優秀な秘書を見つける10のコツ

そもそも秘書とは

秘書業務とは、主に企業のトップである社長や役員など役職者の庶務業務をサポートするお仕事です。ただ、一言で“サポートする仕事”といっても、その内容はさまざま。秘書とは上司のスケジュールがスムーズに進むよう、きめ細やかにサポートする“縁の下の力持ち”であり、経営者などにとってなくてはならない存在と言えます。まずは多岐にわたる秘書の仕事内容について、代表的な業務を表にまとめてみました。

スケジュール管理・調整	社内外で行われる会議や会合、来客、出張などのスケジュールを管理・調整します。また上司が会議を主催する場合は、参加者への案内や会議室の手配なども行います。またスケジュールが変更になったときは、重要度と緊急度を考慮してスケジュールを再調整します。
来客対応	上司宛てに来社される方に、応接室等への案内・呈茶などを行います。秘書業務として発生する来客応対はVIP対応であることが多く、「会社の顔」としての配慮ある言葉遣い、立ち居振る舞いが求められます。
電話・メール対応	上司宛の電話やメールの一次受付や、自身で回答できる範囲での一次回答・メールの代理返信などの業務です。会社の窓口となるため、ビジネスマナーに則った丁寧な対応が求められます。また具体的にどこまでを秘書が担当するのかは、それぞれの上司の考え方などによっても異なりますので、事前に確認しましょう。
各種手配業務	出張時の飛行機や新幹線・タクシー、宿泊先ホテルなど予約や、お歳暮・お中元・贈答品などの手配、会食時のレストラン選びや予約、慶弔手配など様々な手配業務を行います。
資料作成や情報収集	会議や商談のための資料作成や情報収集、社内文書の作成・ファイリング、上司宛の手紙や年賀状の管理、お礼状の作成などを行います。

優秀な秘書とは？

上記の表を見てもわかる通り、仕事の効率を上げるために優秀な秘書を見つけることは非常に重要であるといえるでしょう。

では優秀な秘書とはいったいどんな秘書なのでしょうか？ここでは、信頼できる秘書を見つけるための10のコツを紹介します。しっかりとポイントを抑えることで、あなたの秘書探しが成功するかどうかが左右されます。

優秀な秘書を見つける10のコツ

具体的なニーズを明確にする

まずは、自分が秘書に何を求めているかを明確にしましょう。スケジュール管理、メール対応、データ入力など、具体的なタスクをリストアップすることで、適切なスキルを持った秘書を見つけやすくなります。

スキルセットを確認する

秘書として迎え入れたい人のスキルセットを詳しく確認しましょう。特に、自分の業務に必要なスキル

（例えばプログラミングの知識、ライティングスキル、ソーシャルメディア運用など）があるかをチェックします。

業務内容	必要なスキル	備考
スケジュール管理	・時間管理能力・タスク管理能力・カレンダーツール操作スキル	上司や関係者のスケジュールを管理し、調整する必要があります。
メール対応	・コミュニケーション能力・文章作成能力・メールソフト操作スキル	正確かつ迅速にメールを作成・送信し、関係者との円滑なコミュニケーションを図る必要があります。
データ入力	・データ入力速度・正確性・表計算ソフト操作スキル	エクセルなどの表計算ソフトを使って、正確かつ迅速にデータを処理する必要があります。
文書作成	・文章作成能力・文書作成ソフト操作スキル	状況や目的に応じた、分かりやすく読みやすい文書を作成する必要があります。
会議準備・運営	・企画力・コミュニケーション能力・会議運営スキル	会議の準備から運営まで、円滑に進める必要があります。
経理	・会計知識・経理処理ソフト操作スキル	領収書や請求書の処理、経理帳簿の作成などを行う必要があります。
総務	・庶務処理能力・社内コミュニケーション能力	備品の管理、来客対応、社内報の作成などを行う必要があります。
人事	・人事知識・人事処理ソフト操作スキル	採用、給与計算、人事評価などを行う必要があります。
広報	・広報知識・文章作成能力・メディアリテラシー	プレスリリースの作成、メディアへの対応などを行う必要があります。
通訳	・外国語能力・通訳スキル	外国語で書かれた資料の翻訳、会議での通訳などを行う必要があります。
その他	・プログラミングの知識・ライティングスキル・ソーシャルメディア運用など	上記以外にも、業務内容に応じて必要なスキルがあります。

過去の経験を評価する

過去の経験や実績を確認することは重要です。どのような業務を担当してきたのか、どの程度の経験があるのかを評価しましょう。レビューや推薦状、ポートフォリオなどがある場合、それも参考にします。

コミュニケーション能力を重視する

リモートでのコミュニケーションは対面よりも難しいことが多いです。メールやチャットでのやり取りが円滑にできるか、明確で簡潔なコミュニケーションが取れるかを重視しましょう。

技術的スキルのチェック

秘書が使用するツールやソフトウェアに精通しているかを確認します。Google Workspace、Microsoft Office、PowerPoint、プロジェクト管理ツール、動画編集、Canvaなど、自分の業務に必要なツールを扱えるかどうかを見極めましょう。

タイムマネジメント能力の確認

時間管理がしっかりできるかどうかは非常に重要です。スケジュールを守り、仕事の締め切りを遵守できるかを確認するために、具体的なエピソードを聞いてみましょう。どんな職種でもそうですが時間にルーズな人は好ましくありません。

信頼性と誠実さ

信頼性と誠実さは、秘書を選ぶ上で欠かせない要素です。信頼できる人かどうかを見極めるために、過去の実績やレビュー、雇用主からの推薦状を参考にするのも良い方法ですが、実際に自分がやりとりする中で人柄など感じ取れる部分にも注目してみてください。

柔軟性と適応力

業務内容や状況に応じて柔軟に対応できる能力も重要です。急なタスク変更や新しいツールの導入に対応できるかを確認しましょう。これは今後トラブルが起きた時に臨機応変に対応できるかどうかにも大きく関わってきます。

試用期間を設定する

最初から長期間の契約を結ぶのではなく、まずは短期間の試用期間を設定しましょう。「やっぱり違った」などの仕事をしていくうえでの相性を確認する意味でも、実際に働いてもらいお互い納得したうえで正式に採用しましょう。

料金と契約条件の確認

最後に、料金と契約条件を明確に確認しましょう。予算に合った料金設定であるか、支払い方法や契約期間などの条件が合うかを事前にしっかりと確認しておくことが大切です。双方が気持ちよく仕事をするためにも忘れずに行いましょう。

まとめ

いかがでしたか？このように優秀な秘書を見つけるためには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。求めるスキルや業務内容を明確にし、その基準に合った候補者を選んだり、コミュニケーション能力や柔軟性、問題解決能力なども確認しつつ実際の業務で発揮できるかどうかを見極めましょう。採用後のミスマッチを防ぐために、面接やトライアル期間を活用し、候補者が自社の文化や仕事にフィットするかをチェックすることも大切です。優秀な秘書を見つけることは、業務効率を大幅に向上させるためにとても重要です。上記のコツを参考に、信頼できる秘書を見つけ、より効果的に仕事を進めていきましょう。